Een objectief afwegingskader voor de werkomgeving

De huisvesting van het landelijk bureau van het Centrum voor Consultatie en Expertise (CCE) is gevestigd in Utrecht. De organisatie krijgt signalen dat de werkomgeving niet meer optimaal past en ondersteunt. CCE had daarom behoefte aan een objectief afwegingskader om te kunnen besluiten over haar werkomgeving. VFM facility experts werd gevraagd om dit op te stellen. Uit dit afwegingskader zou moeten blijken welke zaken CCE hoog waardeert en als uitgangspunten moet hanteren voor haar werkomgeving. De toets op marktconformiteit op de kwalitatieve en kwantitatieve eigenschappen van de werkomgeving is ook onderdeel van het afwegingskader.

De aanpak van VFM

In een sessie met het MT van CCE is inzicht opgehaald. De wensen en eisen van een goed functionerende werkomgeving, de belangrijkste thema’s en leidende principes zijn besproken. Hier kwamen onder andere de vragen naar voren; waar staat CCE voor? In hoeverre is de locatie en haar ligging representatief voor CCE? Hoe ziet de ideale werkomgeving voor CCE eruit? De uitkomsten van deze sessie samen met de resultaten van een enquête, uitgezet door CCE zelf onder de werknemers, gaven een duidelijk beeld weer van de gewenste werkomgeving. Vervolgens hebben we de kwalitatieve en kwantitatieve eigenschappen van de huidige werkomgeving verzameld en gekeken in hoeverre dit overeenkwam met de eerdere schets. De marktconformiteitstoets gaf inzicht op vergelijkbare werkomgevingen in de buurt. Op basis van de kerngegevens en belangrijkste uitgangspunten is een scan op beschikbaar (huur) vastgoed verricht. Hiervan zijn de kwalitatieve en kwantitatieve eigenschappen weergegeven in een overzicht en afgezet tegen de huidige werkomgeving. Het afwegingskader bestaat verder uit een uiteenzetting over de trends en ontwikkelingen in werkomgevingen en de zorg, quick wins en inzicht in de verschillende werkstijlen in organisaties en de werkomgeving die daarbij past.

Het resultaat

Wij leverden een rapport op dat CCE in staat stelt om een eerste afweging ten aanzien van de eigen werkomgeving te maken. Investeren op huidige plek of overwegen een andere plek te betrekken. De verschillende perspectieven die meewegen in het rapport, stellen CCE in staat de richting te kiezen.