Wij zien dat indexaties van contracten een complexe materie is. Zeker met de recente prijsontwikkelingen in de wereld en het openbreken van CAO’s.

Deze vernieuwde CAO afspraken hebben een groot effect op de contracten. VFM adviseert uw jaarlijks over de indexatie en het indexeringsvoorstel wat u van uw opdrachtnemer ontvangt. 

De contractkalender is het overzicht van de belangrijke momenten tijdens de looptijd van het contract.  

VFM stelt eenmalig de contractkalender op voor uw gekozen contract en informeert u bij belangrijke aankomende momenten. 

Een essentieel onderdeel van contractmanagement is het voeren van besprekingen tussen beide partijen. Hier worden alle relevante onderwerpen van het contract besproken en vastgelegd. Samen met u bereiden wij 4 overleggen per jaar voor. Hiervoor wordt door ons een analyse gedaan op de (kwartaal)rapportages van uw opdrachtnemer. Wij stellen vervolgens een kort advies op die u kunt gebruiken in de overleggen. 

Additioneel is het mogelijk dat VFM fysiek aansluit bij deze overleggen (zie add-ons). De algemene voorwaarden van VFM zijn van toepassing. De prijs is gebaseerd op een contractduur van 4 jaar.

Tijdens de looptijd van uw CaaS-model kiest u voor het uitvoeren van een marktconformiteitstoets óf een Doelmatigheidsscan. Deze kunnen bijvoorbeeld bijdragen aan uw besluitvorming over de verlenging of beëindiging van de overeenkomst en wordt dus bij voorkeur 2 jaar voor het verlopen van de overeenkomst uitgevoerd. 

Marktconformiteitstoets: VFM toetst uw contract aan de actuele prijzen. Resultaat is inzicht in waar binnen de range (hoog – gemiddeld – laag) de huidige afspraken zich bevinden.

Doelmatigheidsscan: De doelmatigheid van het contract is het grootst waar de volgende 3 onderdelen van het contract elkaar overlappen: de gecontracteerde, benodigde en geleverde diensten.

In de ideale situatie overlappen deze 3 onderdelen volledig. Maar de realiteit is dat deze 3 gaan schuiven na de ingangsdatum. Door middel van onze scan, onderzoeken wij waar de verschillen zitten en stellen voor u een advies op. Met dit advies kunt u de benodigde acties ondernemen om de dienstverlening te optimaliseren naar een gewenste situatie; danwel voorbereid zijn op een komende tender. 

Om de naleving van verplichtingen en beloftes te waarborgen voert VFM een contractaudit uit. Het doel van de contractaudit is een toetsing of wordt voldaan aan de eisen en afspraken zoals vastgelegd in het PvE, het contract, de aanbieding van uw opdrachtnemer en de aanvullende afspraken uit de overeenkomst. 

Idealiter voeren wij deze audit uit in het tweede contractjaar. Jaar 1 is vaak het implementatiejaar om de dienstverlening goed in te regelen. Met de verbeterpunten uit de audit in jaar 2, kunt u verbeterplannen met uw opdrachtnemer afstemmen en werken aan gezamenlijke optimalisatie van het contract.

Samen met u stelt een Consultant van VFM het contractmanagementplan (CM-plan) op. In dit CM-plan worden minimaal de volgende zaken vastgelegd: 

• De contractdoelstellingen 

• De contractkalender 

• De inhoud van het contractdossier (check op volledigheid en status van documenten) 

In gezamenlijkheid wordt bepaald welke activiteiten verder worden toegevoegd. CATS CM beschrijft nog 7 CM Essentials te weten: stakeholders, contractrelaties, risico’s, verplichtingen, financiën, contractbesturing en tevredenheid. Afhankelijk van de complexiteit van het contract worden meer of minder onderdelen toegevoegd.