De facilitaire markt is een markt die van oudsher in ontwikkeling is en in ontwikkeling blijft. Ingegeven door (macro) economische gebeurtenissen zien we diverse bewegingen in de markt van facilitaire uitbestedingen. In dit artikel richten we ons met name op ‘hoge knip’ aan-/uitbestedingen.
Onze consultants Bart Mak en Yorick Vlaar begeleidden diverse organisaties bij complexe facilitaire sourcingvraagstukken en delen graag hun visie op dit thema.
Samenwerking | van communicatiematrix naar dé factor voor succes
Binnen het facilitair werkveld vindt samenwerking plaats op de assen, (1) verticaal, tussen opdrachtgever en contractpartner en (2) horizontaal, tussen de aanwezige contractpartners. Samenwerking is een belangrijk onderwerp maar het valt Yorick op dat samenwerking vaak wordt gevat in een platgeslagen communicatiematrix. Wie spreekt op welke niveau, met welke frequentie en agenda. Onderscheidend vermogen wordt primair gehaald uit dienstverleningsconcepten en/of prijsstelling. Een gemiste kans om écht succesvol te zijn in het behalen van de sourcingsdoelstellingen.
Bart Mak vult aan: “De markt van outsourcing binnen Facility Management is steeds meer volwassen. We zien een toename van de omvang en de complexiteit van contracten, de ‘hoge knip’ wordt steeds vaker toegepast en relationele contractvormen worden langzaam gemeengoed.”
Hoewel er beslist succesverhalen bestaan, zien we in praktijk nog voldoende ruimte voor verbetering. Yorick vat deze samen:
Omdat samenwerking ‘key’ is, heeft VFM het Collaboration Model © ontwikkeld. Dit model is toepasbaar bij de visiebepaling, inrichting en toetsing van samenwerkingen. In een volgend artikel wordt dit model verder toegelicht.
In een recent artikel beschreven wij dat een analyse op historische (openbare) aanbestedingen toont dat de term ‘flexibiliteit’ en ‘samenwerking’ veelal een prominente plaats krijgt in de organisatie-/aanbestedingsdoelen. De huidige ontwikkelingen zoals een afname in vastgoed, de doorontwikkeling van werkplekconcepten en flexibele inzet van personeel versterken dit belang alleen maar.
Tevens gaven wij aan dat wij zien dat parallel aan het toegenomen belang van ‘flexibiliteit’ er een forse toename is van outputgerichte contractvormen. Contractpartners zijn verantwoordelijk voor het te leveren resultaat en zijn in hoge mate risicodragend. Bart Mak: “Het beleggen van verregaande verantwoordelijkheid bij contractpartners kan niet de oplossing zijn, als je als opdrachtgever niet scherp hebt wat het begrip flexibiliteit inhoudt.” Wat is hier dan wel voor nodig? Yorick Vlaar: “ Het is essentieel dat de prijsstrategie/-model aansluit bij de ambitie en doelen van een organisatie. In de praktijk is het prijsmodel vaak een calculatieblad met als doel het concretiseren en vergelijkbaar maken van prijzen. Daarnaast helpt het om vooraf (proces)afspraken te maken over hoe om te gaan met mutaties. Bijvoorbeeld door toepassing van een changeprocedure.”
Wij zien veel ontwikkelingen bij het evalueren van contracten. Bij single-service contracten is dit vaak een papieren exercitie, zijn KPI’s wel of niet behaald. Dit wordt ingewikkelder als je kijkt naar de omvangrijkere en complexe contracten. Bart Mak: “Wij menen dan ook dat het beheren van dergelijke contracten meer is dan alleen sturen op KPI’s.” IFM – contracten worden bijvoorbeeld vaak voor een langere periode afgesloten en liggen ‘diep’ in de organisatie van opdrachtgever.
In een volgend artikel lichten we toe hoe het Collaboration Model © je helpt om holistisch en integraal naar samenwerkingen te kijken.
