In de dynamische wereld van facilitair management, waar contracten de ruggengraat vormen van operationele excellentie, is het regelmatig uitvoeren van contractaudits geen luxe, maar een noodzaak. Deze audits zijn meer dan een momentopname van naleving; ze fungeren als een strategisch instrument voor continue verbetering en waardecreatie binnen de organisatie. In dit artikel verkennen we de kern van contractaudits en hoe deze een gestructureerde aanpak bieden om de prestaties van contractanten te beoordelen en te optimaliseren.
Contractaudits spelen een cruciale rol in het waarborgen van de kwaliteit en integriteit van facilitaire dienstverlening. Ze geven inzicht in hoeverre contractanten hun beloften nakomen en versterken de relatie tussen opdrachtgever en leverancier. Door middel van systematische evaluaties kunnen organisaties nagaan of het Programma van Eisen (PvE), de contractuele afspraken en de prestaties van de contractant worden nageleefd. Dit proces stelt organisaties niet alleen in staat om de huidige situatie te beoordelen, maar ook om proactief verbeteracties te initiëren die de facilitaire dienstverlening naar een hoger niveau tillen.
Een contractaudit is een systematische evaluatie van een contract om te bepalen of de contractant voldoet aan de eisen die zijn vastgelegd in het PvE, het contract zelf, de aanbieding van de contractant en eventuele aanvullende afspraken. Het doel van een audit is om te verifiëren of de contractant zijn verplichtingen nakomt en om mogelijke verbeteracties te identificeren en te monitoren.
Het Proces van een Contractaudit
Het auditproces kan worden onderverdeeld in vijf stappen:
De audit start met het bepalen van de auditor, die samenwerkt met de contactpersoon van de klant om de communicatielijnen te definiëren. Hierbij worden ook doelstellingen, diepgang, reikwijdte en methoden van de audit vastgesteld. Toegang tot relevante informatie is hierbij essentieel om de voorbereidingen op de audit goed te kunnen starten.
De auditor verzamelt alle benodigde informatie en stelt op basis daarvan werkdocumenten op voor het uitvoeren van de audit. Het resultaat is een auditmodel dat de reikwijdte en criteria van de audit bevat, evenals de afspraken rondom communicatie tijdens het proces.
De audit wordt uitgevoerd via bureauonderzoek, waarbij de door de contractant aangeleverde documenten worden beoordeeld. De contractant heeft de mogelijkheid om auditpunten onderbouwd aan te leveren. Deze informatie wordt vervolgens vergeleken met de auditcriteria, wat leidt tot bevindingen en uiteindelijk een auditconclusie.
Op basis van de bevindingen wordt een auditrapport opgesteld, met daarin de criteria, bevindingen, onderbouwing en conclusies van de audit.
Het voorlopige rapport wordt besproken met de klant, waarna eventuele aanpassingen worden doorgevoerd en het rapport definitief wordt gemaakt. Hierna is het aan de contractant om, afhankelijk van de contractafspraken, een verbeterplan op te stellen en te implementeren.
Aandachtspunten en Succesfactoren
Voor een succesvolle contractaudit zijn er enkele aandachtspunten en succesfactoren. Het is belangrijk dat er voorafgaand aan de audit afstemming plaatsvindt over de aanvullende contractafspraken en eventuele andere aanpassingen in het auditmodel. Daarnaast moet de contractant geïnformeerd zijn over de audit en zich bewust zijn van de aanpak.
Succesfactoren voor het voorbereiden en uitvoeren van de contractaudit zijn onder andere de beschikbaarheid van een contactpersoon van de klant voor tussentijds overleg, toestemming tot inzage in alle benodigde documenten, actuele gegevens van handboeken, processen en registraties, en begeleiding naar en beschikbaarheid van betrokkenen van de contractant.
In conclusie, contractaudits zijn een essentieel onderdeel van facilitair contractmanagement. Ze helpen om te verifiëren of een contractant voldoet aan de eisen en afspraken, en om eventuele verbeteracties te identificeren en te monitoren. Dit draagt bij aan een effectief en efficiënt contractmanagementproces.
Enkele projecten waar VFM succesvolle audits heeft uitgevoerd en de klanten heeft geholpen bij het verder verbeteren van de gecontracteerde dienstverlening.
VFM legt de verbinding tussen dienstverlening, organisatiedoelen, facilitaire organisaties en opdrachtnemers.
