Efficiënt, flexibel en duurzaam werken op kantoor

Een Nederlandse semioverheidsinstelling die verantwoordelijk is voor het beheer van natuurlijke energiebronnen en duurzame energieprojecten, heeft de afgelopen jaren een aanzienlijke groei doorgemaakt. Hierdoor is de vraag ontstaan of de kantoorhuisvesting efficiënter en optimaler benut kan worden. De werkplekken lijken vaak bezet, maar niet altijd daadwerkelijk in gebruik. Eind 2023 werd VFM gevraagd om een bezettingsgraadonderzoek uit te voeren. Het onderzoek leverde een gedetailleerde analyse op van het gebruik van werkplekken en vergaderruimtes, inclusief een heatmap van de verdiepingen. De resultaten wezen op mogelijkheden om de efficiëntie van de werkplekken en andere ruimtes te verhogen.

Organisatie in ontwikkeling

De groei van de organisatie gaat hand in hand met de professionalisering van de afdeling Facility Management. De toename van projecten op het gebied van wind-, water- en zonne-energie brengt nieuwe expertises binnen. Om effectief op deze ontwikkelingen in te spelen, is het essentieel om een aantrekkelijke en toekomstbestendige werkomgeving te creëren. De resultaten van de bezettingsgraadmeting gaven aanleiding voor een verdere verkenning: in februari 2024 vroeg de organisatie VFM een strategisch huisvestingsplan op te stellen.

Onze aanpak: een strategisch huisvestingsplan

Om de kantooromgeving aan te laten sluiten bij de groei van de organisatie en de nieuwe werkpatronen sinds corona, stelde VFM meerdere scenario’s op. Hierbij staat ons driedelige model voor huisvestingsontwikkeling centraal:

1. Fase één: initiëren en ontwikkelen – Het start met het vaststellen van de huidige situatie en toekomstvisie van de klant. Tijdens workshops worden de belangrijkste uitgangspunten en thema’s visueel uitgewerkt in een one-pager, die na goedkeuring door de Raad van Bestuur als afwegingskader dient.

1. Fase twee: ontwerpen en analyseren – Vervolgens analyseert VFM gedetailleerd de data over werkpatronen en benodigde ruimtes. In samenwerking met het projectteam van de klant beoordeelt VFM de huidige werkomgeving en worden de diverse ruimtelijke en financiële scenario’s doorgerekend. Een brainstormsessie resulteert in een beeld van de ideale toekomstige werkomgeving.
2. Fase drie: valideren – Op basis van de voorgaande stappen heeft VFM het huisvestingsplan opgesteld, inclusief drie scenario’s en een advies.

In juli presenteerde VFM het strategisch huisvestingsplan aan de Raad van Bestuur. De drie scenario’s zijn:

1. Scenario 1: Hybride werken – Flexibel en locatie-onafhankelijk werken met diverse werkplekken.
2. Scenario 2: Activiteitgericht werken – Een flexibele omgeving die volledig is afgestemd op de activiteiten van teams en medewerkers.
3. Scenario 3: Activiteit- en autonomiegericht werken – Volledige autonomie voor medewerkers in een omgeving die al hun activiteiten ondersteunt.

Beste van drie werelden en het vervolg

De organisatie heeft gekozen voor een combinatie van scenario twee, aangevuld met elementen uit de andere scenario’s. Deze ‘cherry picking’-aanpak stelt VFM in staat een op maat gemaakt plan te leveren, afgestemd op de behoeften van de klant. Het project beweegt zich nu naar de afronding van de ontwerpfase en de voorbereidingen voor de uitvoeringsfase, die VFM samen met FM, de architect en de opdrachtgever zal leiden.