Haalbaarheidsstudie huisvesting voor een culturele instelling 

Onze consultants Alex de Groot en Lisa Haitsma deden in de periode oktober 2023 tot januari 2024 een opdracht voor een culturele instelling. De vraag die we kregen, luidde: Is het mogelijk om een samenwerkingspartner onder te brengen in ons gebouw? VFM deed een haalbaarheidsstudie naar de mogelijkheden. En dan is het mogelijk dat daar niet uitkomt waarop je hoopt… 

Haalbaarheidsonderzoek 

Onze opdrachtgever had behoefte aan informatie. Is het haalbaar om een deel van de gebouwen aan een derde partij te verhuren? En wat is daarvan de invloed op bedrijfsvoering, werkcultuur en samenwerking? Aan VFM de vraag om een gedegen haalbaarheidsanalyse te presenteren, zodat het managementteam effectief in gesprek kon gaan met de samenwerkingspartner. Het uiteindelijke streven was een weloverwogen besluit over de haalbaarheid van deze potentiële verhuur- en integratieplannen. Met het haalbaarheidsonderzoek wilde we antwoord geven op enkele hoofdvragen en doelen. In financieel opzicht of de exploitatie begroting hiermee ten positieve zou keren en in kwalitatief opzicht wat de effecten op de organisatie en het werkproces zouden zijn.  

Onze werkwijze 

Per locatie onderzochten we de benodigde investeringen en technische aanpassingen. En daarnaast de effecten op meer zachte factoren als bedrijfsvoering, werkcultuur en samenwerking. Door middel van deskresearch, enkele interviews en locatie bezoeken is de benodigde informatie opgehaald. VFM formuleerde met de data uit het onderzoek vier scenario’s. Deze zijn een eerste keer besproken met het MT en de betrokken stakeholders, waarna het aantal scenario’s is teruggebracht tot één scenario met een A- en B-variant. Dit ene scenario bleek het beste aan te sluiten bij de vooraf gestelde doelen en leek ook technisch haalbaar te zijn. De manier van werken is op hoofdlijnen beoordeeld, waarbij ook meer decentraal werken is afgewogen. De impact daarvan zou echter niet helpen bij diverse zaken die men juist probeert te realiseren, zoals korte lijnen in de organisatie en ontwikkeling van de samenwerking tussen afdelingen, mensen en onderdelen. Er zou een negatief effect optreden in de mogelijkheden voor het bieden van een boeiend cultureel programma, doordat samenwerking moeilijker zou gaan verlopen en ruimte ingeperkt zou worden. Dit vormde duidelijk een belemmering om op de ene locatie ruimte te maken en op een andere locatie intensiever te gaan werken. Uiteraard zijn ook de financiële overwegingen meegenomen.  

VFM heeft de scenario’s A en B op investeringsbegrotingsniveau uitgewerkt en onderbouwd. Op het vlak van de investeringen en technisch noodzakelijke aanpassingen was de haalbaarheid er wel. Uiteindelijk zijn alle relevante overwegingen en uitwerkingen aan het MT gepresenteerd in een rapport en mondeling toegelicht. 

Resultaat en toegevoegde waarde 

VFM hielp de opdrachtgever in de communicatie met potentiële huurders. We schreven mee aan de concept huurovereenkomst en stelde de concept servicekostenbegroting op. In verschillende overleggen en managementteamvergaderingen gaven wij toelichting om de uiteindelijke besluitvorming te vergemakkelijken. Alles overwegende, besloot onze opdrachtgever om niet verder te gaan met deze potentiële integratie, vanwege de omvangrijke en soms ook lastige implicaties die de operatie met zich mee zou brengen. Met name voor het eigen werkproces en de onderlinge samenwerking zouden er drempels ontstaan.