Workplace en services
Expert
SKF is dé wereldwijde marktleider op het gebied van lagers, afdichtingen en smeermiddelen. Een van origine Zweedse onderneming met in Nederland circa 280 medewerkers. De manier waarop en waar medewerkers werken, is zeer gevarieerd. Van internationale functies tot functies die aanwezigheid op het kantoor vereisen. Onder andere door de gevolgen van de pandemie groeide de behoefte naar een hybride werkmodel. VFM begeleidde en adviseerde SKF als onderdeel van het SKF project ‘New Way of Working’.
Initiëren – Ontwikkelen – Ontwerpen – Valideren – Gebruiken
De fasering, waarlangs we stap voor stap concreter en duidelijker krijgen wat de New Way of Working inhoudt voor SKF bestaat uit: Initiëren – Ontwikkelen – Ontwerpen – Valideren – Gebruiken.
Centraal in deze aanpak is het definiëren van de verschillende gebruikersgroepen, het inzicht verkrijgen in hun manier van werken en de wensen en behoeften in relatie tot de werkomgeving. Middels een survey en aanvullende groepsinterviews haalden we deze informatie op. In de kern gaan die gebruikerswensen over aanwezigheid, flexibiliteit en specifieke zaken die men thuis of op kantoor wil doen. Meer dan 50% van de organisatie gaf bijvoorbeeld aan 1 tot 2 dagen in de week naar kantoor te willen komen en de rest te werken vanuit huis. Ontmoeting, samenwerken, creatieve sessies, sociale contacten en interactie zijn de voornaamste redenen om naar kantoor te komen. Naast een paar praktische zaken zoals het ontvangen van bezoek en printen van documenten.
Daarnaast zijn ook de visie, ambities en strategische doelstellingen van SKF BV samen met de ‘guiding principles’ voor hybride werken vanuit de groep in Zweden, belangrijke input geweest voor de totstandkoming van de New Way of Working.
De projectgroep bestond uit functionarissen van SKF van verschillende disciplines, zoals HR en Communicatie. Vanuit VFM heeft Alex de Groot de rol van Projectmanager op zich genomen.
12 aanbevelingen op basis van de gebruikerswensen
Op basis van alle inzichten en sessies met de project- en stuurgroep presenteerden wij een rapport met 12 aanbevelingen terug te leiden naar de visie poster, het organisatie perspectief en de gebruikerswensen. De gebruikerswensen maakten we inzichtelijk via een survey, sessies en groepsinterviews. Een deel van de aanbevelingen heeft betrekking op de adoptie en gewenning met de nieuwe manier van werken. In het rapport deden we aanbevelingen om hybride werken makkelijker en laagdrempelig te maken.
De verslaglegging in het gehele project is in het Engels verlopen, want bij SKF werken veel internationale professionals. De eerste implementatie vanuit het project is de aangepaste ‘Policy’. Deze is in een aparte launch op 10 november door de CEO toegelicht. De OR was ook betrokken. Na goedkeuring van beleid kon het project naar de volgende fase.
Het resultaat
SKF heeft een helder beeld hoe de New Way of Working eruit ziet voor elke professional. Een duidelijk kader met heldere rechten en plichten. En aandacht voor het vergroten van gemak op diverse onderdelen, om zo de adoptie van de nieuwe werkwijze vooruit te helpen. Het nieuwe werkmodel blijkt daarnaast een positief effect te hebben op Employee Engagement.
VFM legt de verbinding tussen dienstverlening, organisatiedoelen, facilitaire organisaties en opdrachtnemers.
