Sourcing, inkoop &
contract managment
Expert
In de dynamische wereld van evenementen en congressen is het waarborgen van een schone en gastvrije omgeving van cruciaal belang. Om de kwaliteit en efficiëntie van hun schoonmaakdiensten te optimaliseren en voor te bereiden op contractverlenging, schakelde Koninklijke Jaarbeurs de expertise van VFM Facility Experts in. Ons team kreeg de opdracht een grondige analyse uit te voeren van het lopende schoonmaakcontract, met als doel waardevolle inzichten en aanbevelingen te bieden die als input dienen voor de contractverlenging. Deze casus beschrijft onze aanpak, bevindingen en de concrete stappen die zijn genomen om de schoonmaakdiensten bij Jaarbeurs naar een hoger niveau te tillen.
Bij Jaarbeurs staat verbetering van de schoonmaakkwaliteit en flexibiliteit in de dienstverlening hoog op de agenda. Daarnaast willen ze innovatie en duurzaamheid integreren in hun schoonmaakprocessen, terwijl kostenbeheersing en transparantie gewaarborgd blijven.
Om deze doelen te bereiken, voerde VFM Facility Experts een uitgebreide analyse uit. We begonnen met een contractuele analyse, waarbij we de contractkalender, doelstellingen en de aanbieding onder de loep namen om te zien in hoeverre de beloften waren nagekomen. Vervolgens voerden we een financiële analyse uit, waarbij indexaties, facturen en kostenritme werden geanalyseerd om inzicht te krijgen in de financiële aspecten van het contract.
Door middel van brown paper sessies met de dienstverlener en event managers van Jaarbeurs werden sterke punten en verbeterpunten in de huidige samenwerking geïdentificeerd. VFM vertaalde deze bevindingen naar concrete aanbevelingen voor de contractverlenging en verbeteringen in de dienstverlening.
Dankzij onze analyse hebben we een duidelijk beeld gekregen van de situatie. Op basis daarvan hebben we een plan opgesteld om de schoonmaakdiensten te optimaliseren. Dit plan is de basis geworden voor een verlenging van de contractsamenwerking.
Hieraan ten grondslag ligt een concreet verbeterplan waarin beide partijen verbeteringen hebben vastgelegd. Dit verbeterplan gaat helpen in het behalen van de belangrijkste contractdoelstellingen: verbetering in schoonmaakkwaliteit en flexibiliteit in dienstverlening, innovatie, duurzaamheid en kostenbeheersing en transparantie.
VFM legt de verbinding tussen dienstverlening, organisatiedoelen, facilitaire organisaties en opdrachtnemers.
