Sourcing, inkoop &
contract managment
Expert
Royal FloraHolland (RFH) is een internationale coöperatie en marktplaats voor bloemen en planten, met locaties in Aalsmeer, Naaldwijk en Rijnsburg. VFM begeleidde RFH in 2023-2024 bij de aanbesteding voor Hard Services. Dit resulteerde in de gunning van een meerjarig contract aan een nieuwe contractpartner. Parallel hieraan ontwikkelde RFH haar aansturingsmodel door, met de ambitie sterker als regiepartner te sturen. Dit vraagt om aanpassingen in rollen, taken en verantwoordelijkheden, maar ook in houding en gedrag. Omdat dit niet van de één op de andere dag gerealiseerd is, ondersteunde VFM RFH bij het concretiseren van deze regierol.
De afdeling Assetmanagement (RFH) en de contractpartner dragen samen verantwoordelijkheid voor beheer en onderhoud van assets op alle locaties. RFH stuurt op tactisch en strategisch niveau; de contractpartner voert de operationele werkzaamheden uit en vervult enkele tactische managementtaken. In de uitvoering bleek dat de invulling van ‘werken in regie’ verschillend werd geïnterpreteerd. Dit leidde tot onduidelijkheid over rolverdeling en verwachtingen en kon de samenwerking onder druk zetten.
VFM organiseerde een 1,5-daags traject voor het Management Team van Assetmanagement om de regierol te versterken en de samenwerking te verbeteren. Bart Mak en Sanne Koch verzorgden de voorbereiding en faciliteerden de sessies. Zij brachten expertise in op het gebied van contractmanagement, veranderkunde en regieorganisaties. Tijdens het traject werkten deelnemers individueel, in subgroepen en plenair aan een gedeeld beeld van de regierol en de vertaling naar rollen, taken en verantwoordelijkheden op MT-, team- en individueel niveau. Het MT stelde vervolgens concrete actieplannen op, inclusief planning en eigenaarschap per team.
De sessies leidden tot een gezamenlijk en hanteerbaar kader voor regievoering, vertaald naar pragmatische rollen, taken en verantwoordelijkheden. Daarbij was expliciet aandacht voor houding en gedrag en het effect daarvan op de samenwerking. Per team zijn actieplannen opgesteld en vervolgafspraken gemaakt binnen het MT.
Dankzij de onafhankelijke begeleiding van VFM beschikt RFH over concrete handvatten om de samenwerking met de contractpartner op korte termijn te verbeteren en het regiemodel verder te ontwikkelen.
VFM legt de verbinding tussen dienstverlening, organisatiedoelen, facilitaire organisaties en opdrachtnemers.
