TNO vernieuwt warme- en koude drankenvoorziening

Kwaliteit, duurzaamheid en beleving centraal

Toen de bestaande overeenkomst voor de warme- en koude drankenvoorziening afliep, startte TNO een Europese aanbesteding om de dienstverlening te vernieuwen. Voor dit traject schakelde TNO de consultants van VFM in vanwege de inhoudelijke expertise op het gebied van warme- en koude dranken. Samen met het projectteam van TNO werkten zij toe naar een nieuwe, toekomstbestendige invulling van de dienstverlening. Kwaliteit, vitaliteit en de gebruikerswensen kwamen hierin samen.

Inzicht in de gebruikersbehoeften 

In aanloop naar de aanbesteding is een uitgebreid visietraject uitgevoerd. De wensen en ervaringen van medewerkers werden inzichtelijk gemaakt en vertaald naar een toekomstbestendig concept. VFM begon met het analyseren van de huidige situatie en het actuele consumptie- en ingrediëntenverbruik.

Daarnaast werden inloopsessies georganiseerd op diverse TNO-locaties om inzicht te krijgen in wat medewerkers écht belangrijk vinden. De kwaliteit van de koffie kwam daarbij nadrukkelijk naar voren als verbeterpunt. Ook was er behoefte aan plantaardige alternatieven, en gekoeld water, een breder assortiment aan thee en een hogere beschikbaarheid van de automaten.

Een duurzaam serviceconcept 

Met deze inzichten ontwikkelde VFM samen met het projectteam van TNO een nieuw serviceconcept. Het uitgangspunt hierbij was het creëren van een omgeving die uitnodigt tot verbinden en ontmoeten. De warme- en koude drankenvoorziening wordt niet langer gezien als functioneel, maar juist als een middel om sociale interactie te stimuleren. Door strategische plaatsing op centrale ontmoetingsplekken draagt het serviceconcept bij aan een werkomgeving waarin verbinden en ontmoeten worden gestimuleerd. Centraal hierin stonden het verhogen van de algehele servicebeleving, met aandacht voor kwaliteit, smaak en vitaliteit. Hierbij is aandacht besteed aan onderwerpen als transparantie in de keten, het gebruik van energie-efficiënte apparatuur, herbruikbare verpakkingen en een zo laag mogelijke ecologische voetafdruk. VFM verwerkte deze uitgangspunten in de aanbestedingsdocumenten, zodat de uitvraag volledig aansluit op de behoefte van de gebruiker.

Keuzes voor kwaliteit en kostenbewustzijn 

TNO zocht een toekomstbestendige dienstverlening die niet alleen kwalitatief en duurzaam is, maar ook financieel verantwoord. De aanpak vroeg om een balans tussen marktconforme kosten, prijsbewustzijn en toegevoegde waarde met ruimte voor innovatie. VFM adviseerde TNO over deze juiste balans tussen kwaliteit, duurzaamheid en prijs.

De aanbesteding is succesvol afgerond met de selectie van één koffieleverancier die uitstekend aansluit bij de ambities van TNO. De afgelopen periode zijn de TNO-locaties voorzien van een vernieuwd concept voor warme- en koude dranken, dat bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie.